Trello – aplikacja, która ułatwi współpracę całego zespołu podczas projektów

Trello to narzędzie wspomagające cały proces zarządzania pracą grupową – sprawdza się więc w pracy firm czy instytucji. Trello może jednak znaleźć zastosowanie także w prywatnym życiu. Z artykułu dowiesz się dokładnie, jak działa Trello.

Trello – co to za aplikacja? Dla jakich branż może okazać się pomocna?

Trello to narzędzie, którego głównym zadaniem jest ułatwienie pracy zespołowej poprzez organizację procesów związanych z zarządzaniem projektami i zadaniami. Opiera się w głównej mierze na wizualnym planowaniu poprzez tworzenie tablic i list. Jest to aplikacja webowa, którą można zainstalować i uruchomić na komputerze z Windowsem lub Mac OS. Można ją również obsługiwać za pomocą telefonu z oprogramowaniem iOS lub Android, a także korzystać z poziomu przeglądarki. Aplikacja Trello sprawdzi się więc w każdej branży, która wymaga pracy zespołowej. Będzie to nie tylko IT, ale także marketing, PR czy działalność związana z kulturą. Trello nadaje się również do prywatnego użytku, tworzenia list zadań podczas indywidualnej pracy, a także w życiu codziennym.

Cennik Trello dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej Trello. Cena za korzystanie z narzędzia różni się w zależności od wykupionego pakietu. Ten podstawowy, dedykowany głównie osobom prywatnym i niewielkim zespołom, jest bezpłatny – jednak jak każde darmowe narzędzie, ma pewne ograniczenia. Dlatego też Trello udostępnia trzy różne pakiety: Standard, Premium oraz Enterprise. Wersja Premium sprawdzi się przy pracy zespołów, które liczą nie więcej niż 100 osób, natomiast Enterprise poleca się firmom bądź organizacjom, które zarządzają wieloma różnymi zespołami. Każdą subskrypcję można wykupić na miesiąc lub rok, a w przypadku pakietu Premium jest opcja skorzystania z bezpłatnego okresu próbnego. Trello oferuje również zniżki dla społeczności i organizacji non-profit, a także instytucji edukacyjnych.

Jak działa Trello? Podstawowe funkcje w aplikacji

Do podstawowych funkcji Trello należy wcześniej już wspomniane tworzenie tablic i list z zadaniami. Po zrobieniu tablicy na jednym ekranie widnieją wszystkie zadania, jakie dany zespół musi wykonać. Aby je zorganizować, tworzy się poszczególne listy: „Do zrobienia”, „W trakcie” oraz „Ukończone”. Dzięki temu wystarczy jeden rzut oka, aby sprawdzić, jak idą prace nad projektem. Oprócz tablic i list można konstruować także karty – te zaś służą do opisu konkretnego zadania (m.in. termin ukończenia, członków odpowiedzialnych za jego realizację oraz szczegółowe polecenia). Karty można przenosić pomiędzy różnymi listami, w zależności od etapu ich realizacji.

Logowanie: jak zacząć korzystać z aplikacji?

Proces logowania w Trello przebiega sprawnie i intuicyjnie. Tak samo, jak w przypadku korzystania z jakiejkolwiek innej aplikacji, należy się uprzednio zarejestrować i stworzyć własne konto. Po zalogowaniu można już zacząć korzystać z Trello i projektować własne tablice. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

1. W panelu nagłówka strony kliknąć przycisk z plusem, a następnie wybrać polecenie „Utwórz nową tablicę”.
2. Przejdź do karty „Przestrzeń robocza” i wybierz zakładkę „Utwórz nową tablicę”. Nowa tablica zostanie automatycznie utworzona.

Następnie nadaj nowej tablicy odpowiednią nazwę, aby wiedzieć, do jakiego projektu bądź obszaru pracy się odnosi.

Kolejnym krokiem jest dostosowanie tablicy do potrzeb. Przede wszystkim ustaw zasady prywatności (czy tablica ma być dostępna dla wszystkich, czy tylko dla wybranych osób). Możesz również wybrać jej tło. Teraz najważniejsze – dodaj poszczególnych uczestników projektu do tablicy poprzez polecenie „Zaproś” i ustaw im uprawnienia. Masz do wyboru nadanie roli obserwatora, administratora lub normalnego trybu wyświetlania. Następnie zajmij się tworzeniem list. W tym celu należy kliknąć zakładkę „Dodaj listę” i nadać jej odpowiednią nazwę (np. „Do zrobienia”).

Teraz pozostaje tylko rozpisanie poszczególnych zadań poprzez dodawanie kart. Pamiętaj, aby przy każdej z nich dodać takie informacje jak termin, lista osób odpowiedzialnych, dokładne opisy, a także ewentualne załączniki potrzebne do wykonania zadania. Gotowe! Jak natomiast usunąć tablicę w Trello? Należy kliknąć przycisk „Pokaż menu”, a następnie wybrać opcję „Więcej” i „Zamknij tablicę”.

Trello vs. Asana – co sprawdzi się lepiej przy zarządzaniu pracą zespołu?

Asana to aplikacja (mobilna i internetowa), której głównym celem jest usprawnienie zarządzania projektami i śledzenie postępów zespołu podczas realizacji zadań. Trello i Asana są to więc dwa podobne do siebie narzędzia, których twórcy konkurują ze sobą o zainteresowanie klientów. Przewagą Trello nad Asaną jest minimalistyczny design i intuicyjny interfejs, który pomaga przyzwyczaić się do nowego narzędzia. W przeciwieństwie do Asany zawiera widżety – można je dodać do ekranu głównego, jest zoptymalizowany pod kątem tabletów i oferuje zakupy w aplikacji. Z kolei Asana umożliwia monitorowanie celu i ustawianie priorytetów, a w kontekście tworzenia zapasowej kopii danych synchronizuje się z istniejącymi już kalendarzami i wysyła je na e-mail. Oferuje także dodatkową funkcję drukowania listy zadań. Każdy menedżer powinien jednak zdecydować, które narzędzie będzie korzystniejsze dla potrzeb jego zespołu.

Sprawdź też: Darmowe programy biurowe — zestawienie wszystkich narzędzi niezbędnych do pracy biurowej

Rozszerzenie Power-Up dla ulubionych narzędzi

Aplikacja Trello ma kilka rozszerzeń, które dodatkowo potrafią ułatwić i zautomatyzować pracę całego zespołu. Jednym z nich jest właśnie Power-Up umożliwiające integrację z innymi narzędziami. Rozwiązuje kwestię Jira vs. Trello, ponieważ dzięki Power-Up można połączyć te dwa narzędzia poprzez dodanie zgłoszeń utworzonych w Jira do kart w Trello. Rozszerzenie Power-Up umożliwia również integrację m.in. z Google Drive czy Microsoft Teams. Z kolei dodatkiem, który usprawni komunikację między członkami zespołu, jest „Board Chat” – umożliwia komentowanie nie tylko przy konkretnym zadaniu, ale i na całej tablicy. Jeśli chcesz sprawdzić wszystkie dodatki Power-Up, przejdź na stronę Trello.

Wiesz już nie tylko, jak działa Trello, ale również jak używać aplikacji, aby zarządzanie projektami stało się proste, przejrzyste i zautomatyzowane. Takie narzędzia pozwalają nie tylko lepiej zorganizować pracę, ale i zaoszczędzić niezbędny czas.