Microsoft Excel bez tajemnic. Podstawowy poradnik do pracy z arkuszem kalkulacyjnym

Ironicznie można powiedzieć, że cała światowa gospodarka stoi Excelem. I choć może to stwierdzenie delikatnie na wyrost, to sam program jest nieocenionym narzędziem pracy w wielu sektorach. Jeśli jednak stanowi on dla Ciebie nadal czarną magię, prezentujemy poradnik, w którym postaramy się omówić najważniejsze kwestie.

Czym dokładnie jest sam Excel i gdzie znajduje zastosowanie?

W wielu firmach pracujących na arkuszach kalkulacyjnych najczęściej wybieraną aplikacją jest Excel. Co to? Tak nazywa się program biurowy wchodzący w skład pakietu MS Office. W zestawie znalazły się także edytor tekstu (MS Word), klient poczty (MS Outlook), narzędzie do tworzenia prezentacji multimedialnych (MS PowerPoint) oraz oprogramowanie do tworzenia i obsługi baz danych — MS Access.

Jak używać Excela? Gdzie znajduje zastosowanie? Arkusze kalkulacyjne są najczęściej wykorzystywane do:

• graficznej prezentacji danych z użyciem wykresów;
• graficznej prezentacji danych z użyciem tabel;
• przeprowadzania skomplikowanych obliczeń, np. opartych o trudne funkcje matematyczne;
• przygotowywania baz danych;
• przygotowywania raportów finansowych;
• wykonywania zestawień opartych o różne dane;
• wyszukiwania danych w obszernych bazach.

Sprawdź też: Czym jest Linux i czy to system dla Ciebie? Jakie dystrybucje Linuxa są najlepsze?

Podstawowe pojęcia związane z programem

Poznanie podstawowych pojęć ułatwi Ci pracę z programem Excel. Poniżej przedstawiamy te najważniejsze:

• arkusz kalkulacyjny – każdy arkusz składa się z komórek poukładanych w kolumny i wiersze, tutaj wstawiasz dane;
• skoroszyt (zeszyt) – inaczej zbiór arkuszy;
• formuły – są to wzory, które pozwalają obliczyć jakąś wartość;
• funkcje – tak nazywają się specjalnie zaprojektowane algorytmy odpowiedzialne za obliczenia.

Jak stworzyć w Excelu listę rozwijaną, formatowanie warunkowe, tabelę przestawną, wykres?

Niniejszy poradnik Excel sprawi, że szybko nauczysz się korzystać z najbardziej przydatnych funkcji tego programu: 

• stworzysz listę rozwijaną — to narzędzie, które pozwala wygodnie uzupełniać wartości w komórkach; 
• skorzystasz z formatowania warunkowego — formatowanie warunkowe pozwala wyróżnić konkretne elementy w arkuszu (np. zmienić rozmiar czcionki lub kolor tła komórki), tak aby zaprezentowane w nim dane były przejrzyste i czytelne. To bardzo przydatna opcja w różnego rodzaju raportach i bazach danych;
• zaprojektujesz tabelę przestawną — narzędzie to jest przeznaczone do szeroko pojętego zarządzania danymi. Z jego pomocą można przeanalizować zmienne, porównać ze sobą różne zestawienia i kategorie, podsumować obliczenia, sprawdzić poprawność wprowadzonych do arkusza danych, posegregować wyniki i zaprezentować je w przejrzysty sposób. Funkcja ta znajduje zastosowanie przede wszystkim w realizacji zadań zawodowych, np. w branży handlowej lub w marketingu;
• zrobisz wykres. 

Znajomość tych operacji przyda się zarówno w pracy czy na uczelni, jak i w codziennym życiu, np. podczas przeliczania domowego budżetu. Zamiast kupować drogi kurs Excel, sprawdź poniższe wskazówki. Z pewnością tego nie pożałujesz!

Jak stworzyć w Excelu listę rozwijaną?

Zastanawiasz się, w jaki sposób stworzyć w Excelu listę rozwijaną? To bardzo proste. W tym celu wystarczy:

• przygotować wartości, które będą wyświetlać się na liście;
• zaznaczyć miejsce, gdzie ma zostać umieszczona lista;
• kliknąć zakładkę Dane i Poprawność danych;
• wybrać Ustawienia i tam odnaleźć rozwijaną listę Dozwolone;
• kliknąć Lista i podać Źródło, czyli wartości, które mają się znaleźć na liście;
• wybrany element z Listy zostanie automatycznie umieszczony w komórce Excela.

Jak stworzyć w Excelu formatowanie warunkowe?

Jak uruchomić formatowanie warunkowe? W tym celu wystarczy zaznaczyć komórki, które mają zostać objęte procesem. Następnie trzeba:

• kliknąć Narzędzia główne – Formatowanie warunkowe – Reguły wyróżniania komórek;
• wybrać opcję Równe;
• określić słowo, które ma być sformatowane, np. „tak”, „odmowa”, „trzeba oddzwonić”, „strata” itd.;
• wybrać formatowanie z gotowych propozycji lub zaproponować własne (Formatowanie niestandardowe);
• zatwierdzić;
• postąpić analogicznie względem innych danych.

Jak stworzyć w Excelu tabelę przestawną?

Jak wstawić tabelę przestawną w Excelu? W tym celu należy utworzyć zwykłą tabelę z danymi. Następnie trzeba:

• zaznaczyć tabelę;
• kliknąć zakładkę Wstawianie i wybrać Tabela przestawna.

W kolejnym oknie domyślnie ustawione jest, aby tabela przestawna znalazła się w nowym arkuszu Excel — oczywiście można to zmienić. Po zatwierdzeniu tabela zostanie wstawiona we wskazane miejsce. Można nią zarządzać za pomocą panelu, który znajduje się po prawej stronie.

Jak stworzyć w Excelu wykres?

Każdy, kto korzysta na co dzień z Excela, musi nauczyć się tworzyć wykresy. Na szczęście czynność ta jest bardzo prosta, Microsoft podarował bowiem swoim użytkownikom gotowe narzędzie służące do ich rysowania. Odnajdziesz je w zakładce Wstawianie – Wykresy. Tam wybierzesz jedną spośród wielu różnorodnych form graficznych przedstawienia danych – wykres kolumnowy, słupkowy, kołowy, liniowy, punktowy, itp. Po zrobieniu wykresu możesz go dowolnie formatować oraz zmieniać naniesione dane.

Sprawdź też: Allegro lokalnie – co to jest, jak działa, czym różni się od zwykłego Allegro? Czy kupowanie i sprzedawanie jest tam bezpieczne?

Skróty klawiszowe ułatwiające pracę

Praca z oprogramowaniem MS Excel będzie zdecydowanie szybsza i przyjemniejsza, gdy poznasz najważniejsze skróty klawiszowe stosowane w tej aplikacji. Oto one:

• Ctrl + Z → cofnij;
• Ctrl + Y → powtórz;
• Ctrl + F → znajdź;
• Ctrl + C → kopiuj;
• Ctrl + X → wytnij;
• Ctrl + V → wklej;
• Ctrl + H → zamień;
• Ctrl + A → zaznacz;
• F4 → powtórz ostatnią wykonaną czynność;
• Enter → zakończ edycję danej komórki i przejdź o jedną komórkę w dół;
• Esc → zakończ operację kopiowania/zamknij aktywne okno.

Arkusze Google vs Excel – różnice

Co wybrać, arkusze Google czy Excel? Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice:

• arkusze kalkulacyjne Google korzystają z synchronizacji online — dokument może być edytowany w czasie rzeczywistym przez kilka osób jednocześnie. Autor decyduje, kto może modyfikować dane, komentować je lub jedynie wyświetlać;
• MS Excel doskonale radzi sobie ze skomplikowanymi funkcjami i obszernymi bazami danych, ale niestety, pliki można jedynie przesyłać za pomocą e-mail.

Excel jest najlepszym wyborem dla osób, które potrzebują narzędzia offline do obsługi skomplikowanych funkcji. Nadaje się idealnie do tworzenia dużych baz danych i prezentowania ich w szerszym gronie. Tymczasem arkusze Google są przeznaczone do pracy online, w chmurze – z ich pomocą można pracować wspólnie nad jednym projektem, udostępniać pliki i komentować je w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie to docenią z pewnością zespoły, które lubią (lub muszą) pracować zdalnie. 

Teraz już wiesz, jak używać podstawowych narzędzi wchodzących w skład pakietu MS Excel, takich jak lista rozwijana, formatowanie warunkowe, tabela przestawna, czy też wykres. Znasz również podstawowe pojęcia związane z programem, skróty klawiszowe ułatwiające pracę oraz różnice pomiędzy arkuszem Google i arkuszem kalkulacyjnym Excel. Mamy nadzieję, że lektura niniejszego artykułu zachęci Cię do tego, aby jeszcze częściej wykorzystywać to sprytne oprogramowanie w codziennej pracy!